Ert intranät förlorar kampen om uppmärksamheten

Följ en genomsnittlig medarbetare under en arbetsdag och räkna systemen. Teams, e-post, tidrapportering, ärendehantering, dokumenthantering, ekonomisystem, HR-portal. Sju, åtta, kanske tio separata miljöer. Var och en med sin egen logik, sin egen inloggning och sina egna notiser. 

Och vad gör varje system när det vill nå medarbetaren? Det skickar ett mail. 

Dags att tidrapportera. Du har ett dokument att godkänna. Din reseräkning väntar. Nytt ärende. Påminnelse: uppdatera rapporteringssystemet. 

Det är inte kommunikation. Det är brus. Och mitt i det bruset ska intranätet, med sina nyheter och policydokument, hävda sin plats som en naturlig del av arbetsdagen. 

Det gör det inte. 

Det är inte plattformens fel

Det är frestande att skylla på systemet. Fel CMS, fel leverantör, för gammalt, för klumpigt. Men det stämmer sällan. Problemet är strukturellt, inte tekniskt. 

Teams, Slack och molnbaserade HR-system har tagit över funktioner som intranätet tidigare ägde. Samarbete, dokumenthantering, kommunikation. Allt finns nu i specialiserade verktyg som är riktigt bra på just det de gör. Intranätet har svarat med att bli mer statiskt, mer arkiv, mer anslagstavla. 

Samtidigt har distansarbete normaliserat att medarbetare sällan befinner sig på samma plats. Behovet av digital tillgång, när som helst och varifrån som helst, har ökat kraftigt. Men de flesta intranät är fortfarande desktopfokuserade och förutsätter att du sitter vid en dator. 

Resultatet är ett intranät som ingen egentligen behöver gå till. En destination utan anledning att besöka.

Teams/SharePoint-fällan

"Vi har Teams, det räcker väl?" 

Det är en begriplig slutsats. Microsoft 365 är välkänt och ingår redan i licensen. SharePoint kan hantera dokument och nyheter. Teams sköter kommunikationen. På pappret täcker det funktionerna hos ett traditionellt intranät. 

Men det är precis det som är problemet. Det täcker det traditionella intranätets funktioner, alltså informationslagring och envägskommunikation. Det skapar inte en daglig destination. Det löser inte notisbruset. Det ger inte medarbetaren en samlad bild av vad hen faktiskt behöver göra idag. 

Teams är ett utmärkt samarbetsverktyg. Det är en bristfällig hubb. 

Vad saknas egentligen?

Fundera på vad en medarbetare faktiskt behöver när hen börjar sin arbetsdag. 

Vad har hänt sedan igår? Vad behöver jag göra idag? Var är informationen jag söker? 

Tre frågor. Det traditionella intranätet kan möjligen svara på den tredje. De två första är helt oreglerade och medarbetaren navigerar själv mellan system, mejl och notiser för att skapa sin bild av dagen. 

Det är inte medarbetarens fel att hen inte loggar in på intranätet. Det är intranätets fel att det inte ger tillräcklig anledning. 

Organisationer har redan investerat i bra system. Problemet är inte att verktygen saknas, utan att de lever i varsitt stuprör. Ett modernt intranät ska inte konkurrera med dessa system. Det ska samverka med dem.