Lanserat och bortglömt?

Svaret brukar landa i att medarbetarna inte förstår värdet, att chefer inte uppmuntrar användning eller att innehållet inte är tillräckligt relevant. Sedan sätter man upp en intern kampanj. Kanske en tävling. Kanske ett nyhetsbrev om intranätet. Och efter några veckor är allt sig likt igen. 

Det beror på att man behandlar ett strukturproblem som ett kommunikationsproblem. 

Medarbetare är rationella. De använder verktyg som sparar dem tid. De slutar använda verktyg som inte gör det. Ingen mängd intern marknadsföring förändrar den kalkylen på sikt. 

Frågan är inte hur man får medarbetarna att använda intranätet. Frågan är om intranätet förtjänar att användas. 

Vad fungerande intranät har gemensamt

Det finns ett mönster i de organisationer där intranätet faktiskt är en levande del av arbetsdagen. Det handlar sällan om att de valt en bättre plattform eller lagt mer pengar på design. 

Det handlar om att intranätet löser ett verkligt problem för medarbetaren varje dag. 

En hubb som samlar notiser och att-göra-uppgifter ger medarbetaren en anledning att öppna intranätet på morgonen. En AI-assistant som faktiskt svarar på frågor ger medarbetaren en anledning att gå dit när något är oklart. Det är inte kommunikation eller kampanjer som bygger vanan. Det är nyttan. 

Det låter självklart. Men det kräver att man bygger intranätet utifrån medarbetarens behov, inte utifrån organisationens behov av att publicera information. Den distinktionen är viktigare än den verkar. 

Vem äger egentligen intranätet?

En av de vanligaste orsakerna till att intranät förfaller är att ingen egentligen äger dem på rätt sätt. 

IT ansvarar för driften. Kommunikation ansvarar för innehållet. HR vill ha sin del. Ekonomi har sina sidor. Ingen ansvarar för helheten. 

Det syns i slutresultatet. Intranätet blir en samling avdelningssajter utan gemensam logik, där varje enhet publicerar vad de vill publicera utan att någon ställer frågan om det faktiskt är något medarbetaren behöver. 

Ett intranät som ska fungera som en hubb behöver ett tydligt ägarskap. Någon behöver ha mandat att fatta beslut om struktur, prioriteringar och vilka integrationer som ska byggas, och tillräcklig förståelse för medarbetarens vardag för att kunna bedöma vad som skapar värde. 

Mäta rätt saker

De flesta organisationer mäter sidvisningar och unika besökare. Det ger en bild av trafik, men ingenting om huruvida intranätet faktiskt hjälper någon. 

Mer relevanta frågor: Hur lång tid tar det för en medarbetare att hitta svar på en vanlig fråga? Hur många ärenden till HR och IT-support handlar om saker som borde vara självbetjäning? Hur stor andel av medarbetarna öppnar intranätet minst en gång per dag? 

De frågorna ger en bild av om intranätet gör nytta. 

Förändringsledning är inte en fas

Det är lätt att se förändringsledning som något man gör vid lansering. En introduktionsvideo, ett par utbildningstillfällen, ett mejl från VD:n. Sedan är det klart. 

Så fungerar det inte. Användning är en vana och vanor tar tid att bygga. Det kräver att chefer på alla nivåer förstår vad intranätet är till för. Det kräver att innehållet hålls levande. Det kräver att tekniken fungerar friktionsfritt, för ingenting dödar en ny vana snabbare än ett system som är krångligt eller långsamt. 

Tre frågor att ställa sig nu

Innan nästa intranätprojekt drar igång, eller innan ni bestämmer att det befintliga duger som det är: 

1. Har medarbetaren en anledning att öppna intranätet varje dag, även om det inte kommit något nytt från ledningen? 
2. Kan medarbetaren få svar på sina vanligaste frågor utan att behöva kontakta en kollega eller skicka ett mail? 
3. Vet ni faktiskt om intranätet används på ett sätt som skapar värde, eller utgår ni från att det gör det? 

Om svaret på någon av de frågorna är nej, eller "vi vet inte", är det en bra startpunkt för ett samtal.